مطلوب سكرتير تنفيذي
| مسمى الوظيفة الشاغرة: | سكرتير تنفيذي | ||
| مجال العمل: | السكرتارية والمساندة الإدارية | ||
| مكان الوظيفة: | الرياض – منطقة الرياض | ||
| المهام والوصف الوظيفي: | |||
| المهام والمسئوليات: – ينوب عن مدير مكتب المدير العام فى حالة عدم تواجده بسبب ظروف السفر و المرض و الأجازات أو خلو المنصب – إعداد جدول المواعيد و الأعمال الشهرى الخاص بالمدير العام و المدير التنفيذى – إعداد الخطة الأسبوعية لأعمال المدير العام و المدير التنفيذى – المحافظة على المظهر العام لمكتب الإدارة العليا من حيث النظافة و الترتيب – إستقبال زوار الإدارة العليا و الترحيب بهم – تنسيق جدول مواعيد المقابلات الخاص بالمدير العام و المدير التنفيذى – تحرير و طباعة الخطابات و المكاتبات الخاصة بالإدارة العليا – حفظ و صيانة جميع الملفات الخاصة بمكتب الإدارة العليا بشكل يضمن سلامتها و سرعة إستدعائها – إستلام و توجيه البريد و الفاكس الوارد باسم الإدارة العليا و عرضه على المختص و فهرسة هذه المستندات – إستلام و توجيه و إرسال رسائل البريد الإليكترونى الخاصة بالإدارة العليا و فهرسة هذه الرسائل – تسجيل البريد و الفاكس الصادر من مكتب الإدارة العليا و فهرسة الفاكسات الصادرة – كتابة محاضر جميع الإجتماعات و الجلسات و التى يكون المدير العام أو المدير التنفيذى طرفاً فيها – التحضير للإجتماعات الخاصة بالإدارة العليا أو الإجتماعات الدورية و تنسيق و تجهيز كل الوثائق و المستندات التى تخص موضوع الإجتماع – مساعدة الإدارة العليا فى جميع الأعمال غير المدرجة فى هذا التوصيف بناءاً على طلب شخصى – إستقبال و إجراء الإتصالات التليفونية الخاصة بمكتب الإدارة العليا و فهرسة أرقام التليفونات و العناوين – تنظيم و فهرسة التقارير الداخلية الواردة من الإدارات و الأقسام الأخرى و عرضها على المدير العام أو المدير التنفيذى و متابعة قرار المدير العام أو المدير التنفيذى بشأنها و تسجيلها فى السجلات الخاصة بها – التأكد من أن جميع الأجهزة المكتبية و الكهربائية فى حالة صالحة للعمل باستمرار و طلب مسئولى الصيانة من داخل الشركة و من خارجها و متابعة أعمال الصيانة لجميع الأجهزة المكتبية الموجودة بمكتب الإدارة العليا – التأكد من توافر جميع الأدوات المكتبية و الكتابية للإدارة العليا و أفراد العمل بمكتب الإدارة العليا – توجيه الدعوات للمشاركين فى الإجتماعات التى يدعو لعقدها المدير العام أو المدير التنفيذى و تسجيل ذلك على النماذج الخاصة – حجز تذاكر السفر و الفنادق و بطاقات دخول المعارض الخاصة بالإدارة العليا و تنظيم رحلات العمل – تعليم و توجيه أفراد السكرتارية المساعدين و الإرتقاء بمستواهم الوظيفى بما يؤهلهم لتحمل المسئولية بعد ترقيته و تقديم تقارير تقييم الأداء الخاصة بهم – كتابة تقرير أسبوعى لبيان ما تم إنجازه من أعمال و ما تم تأجيله مع بيان السبب و رفعه لمدير المكتب – جميع ما سبق ذكره يجب أن يتم طبقاً للإجراء الرسمى المعتمد للسكرتارية التنفيذية – السكرتير التنفيذى مسئول عن حفظ جميع سجلات نماذج الجودة الخاصة بإجراء السكرتارية التنفيذية و جميع أعماله تخضع للمراجعة الداخلية |
|||
| الشروط والمهارات: |
|
||
| اللغات المطلوبة للوظيفة: |
|
||
| نوع الوظيفة: |
|
||
| نطاق الراتب: | غير محدد | ||
|
المتطلبات الأساسية
|
|||
| الجنس: | رجال | ||
| هذه الوظيفة متاحة لـ: | سعودي أو مقيم | ||
| الحد الأدنى لمستوى التعليم: | دبلوم سنتين فأكثر | ||
| الحد الأدنى لمستوى الخبرة: | مستوى متوسط (خبرة من 4 إلى 10 سنوات) | ||
|
نموذج التقديم
|
|||
|
|||
